Työtavat modernimmaksi monitilatoimistossa

Onpa hauska ja viihtyisä! Spontaani ihastus on täällä töitä tekeville tuttu, juuri näin vierailijat reagoivat. Olemme Aviabulevardilla ohjelmistoyhtiö Solteqin työtilojen aulassa lentokentän kupeessa Vantaalla. Viherseinä, puhelinkopit, hauskat sohvaryhmät ja veikeät pitkät pöydät kutsuvat tutustumaan tiloihin lähemmin.

Yritys on ollut uusissa tiloissaan reilut kaksi vuotta. Pääkaupunkiseudun lisäksi Solteq toimii kotimaassa Tampereella sekä Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Puolassa. Solteqin operatiivinen johtaja Perttu Kulmala kertoo, että lentokentän läheisyys ei uusia tiloja etsittäessä ollut kriteeri, mutta sittemmin sijaintia on kiitelty. Yhteydet ovat loistavat.

Asiakaskäyntejä ja etätöitä

Solteqilla on käytössään Aviabulevardin rakennuksessa koko kerros. Pääkaupunkiseudulla töitä tekeviä on noin 170, mutta käytännössä kaikki eivät ole samaan aikaan paikalla juuri koskaan. Solteqiläiset ovat paljon asiakkaiden luona ja tekevät töitä etänä.

Kulmala kertoo läsnäoloprosentin vaihtelevan hurjasti, 30 – 60 prosentin välillä.

"80 prosenttiin saatetaan päästä, kun tarjolla on pizzaa", Kulmala vitsailee.

Suurin osa tänne muuttaneista teki aiemmin töitä avokonttorissa Pitäjänmäellä. Avotiloissa oli ongelmansa. Äänieristys oli huono eikä tilanjako toiminut. Iso pönöttävä neuvotteluhuonekaan ei oikein sopinut nykyiseen työntekoon. Yksi uusien tilojen kriteeri oli saada pääkaupungin väki yhteen ja samaan kerrokseen.

"Ihmisten täytyy saada nähdä toisiaan", Kulmala sanoo.

Pelkkää kiitosta

Palaute uusista monitilatoimistosta on ollut hyvin positiivinen. Yksi tärkeä syy tähän on se, että henkilöstö oli mukana suunnittelemassa uusia tiloja. Toiveita ja ideoita kuultiin, ja apuna konseptoinnissa oli Martela.

Myös Kulmala itse pitää uusia tiloja onnistuneina. Aiempaan verrattuna parannuksia ja hyötyjä on pitkän listan verran. Kaikkein tärkeimpänä hän pitää työviihtyvyyttä.

"Näen ihmisten kasvoista, että täällä on hyvä tehdä töitä", toteaa Kulmala.

Työssä viihtyminen on nähty myös kyselyissä, joita on tehty muuton jälkeen. Henkilöstön hyvinvointi on kaiken kaikkiaan Solteqille tärkeää, ja sen eteen tehdään töitä. Ergonomiaan kiinnitetään huomiota, ja työpisteissä on esimerkiksi sähköpöydät.

"Viihtyisät tilat ovat tärkeitä myös asiakkaiden kannalta. Heitä käy täällä säännöllisesti, ja on hienoa kuulla heidän kommenttejaan tiloista. Moni on esimerkiksi halunnut mennä kokeilemaan puhelinkoppia."

Keskeinen parannus on tilojen muunneltavuus. Isojen neuvotteluhuoneiden sijaan tarvitaan pienempiä vetäytymistiloja ja paljon puhelinkoppeja. Tiimit elävät asiakkuuksien mukaan, joten kalusteita ja sermejä on pystyttävä siirtämään helposti.

"Tarpeet muuttuvat koko ajan, mutta radikaaleja muutoksia ei ole tarvinnut tehdä. Onnistuimme alusta alkaen niin hyvin", kertoo Kulmala.

Listalla yksi tärkeimmistä on akustiikka. Kokolattiamatto levittäytyy koko kerrokseen ja pehmeää pintaa on myös seinissä.

"Meillä on järjestetty päiviä, jolloin lapset otetaan mukaan töihin. Yhtenä tällaisena päivänä meillä oli vierailijaryhmiä, jotka olivat ihmeissään hiljaisuudesta – vaikka täällä oli 60 lasta", Kulmala kertoo.

Kahvikoneen äärellä on aiempaa enemmän satunnaisia kohtaamisia, mikä on tärkeää aktiiviselle vuorovaikutukselle. Solteqilla pidetäänkin huoli siitä, että kahvi on taatusti laadukasta.

Omat työpöydät ja rulokaapit kiertoon

Selkeä muutos aiempaan on myös pääsy omista työpisteistä eroon.

"Hukkasimme valtavasti tilaa pöytiin. Aiempi työpaikka oli niitä turhan täyteen ammuttu, vaikka läsnäoloprosentti on pieni."

Omia työpöytiä ei ole, mutta kertaakaan ei ole käynyt niin, ettei töitä olisi mahtunut uudessa tilassa tekemään. Ei edes pizzapäivinä.

"Muutossa luovuttiin myös perinteisistä toimistojen rulokaapeista. Niistä paljastui tyhjennysurakassa kaikkea mahdollista maan ja taivaan väliltä. Säästimme samalla vajaan 200 neliön tilan."

Kaapit siirrettiin kierrätettäviksi, koska käytännössä kaikki on nykyään koneella. Tiimitiloissa on pieniä säilytyslokeroita. Kulmala kertoo, että ympäristö pysyy nyt siistinä. Hänellä ei ole ikävä tyhjien pizzalaatikoiden pinoja, joita aiempaan avokonttoriin kertyi.

Työskentelytavat uusiksi

Työskentelytavat ovat monitilatoimistossa muuttuneet. Asioita käydään aiempaa välittömämmin ja nopeammin läpi. Virtuaalipalaverit ovat yleistyneet, asioita hoidetaan siis paljon Skypen välityksellä. Massiivisia palavereja ei juuri pidetä.

"Työssä viihtyminen ja uudenlainen tapa tehdä työtä vaikuttavat positiivisesti myös liiketoimintaan", Kulmala huomauttaa.

Näin onnistuneeseen lopputulokseen ei Kulmalan mielestä olisi päästy, jos henkilöstöä ei olisi kuultu. Ratkaisevaa oli myös, että suunnittelusta toteutukseen asti mukana oli toimiva kolmikanta: Solteq, Skanska ja Martela.

"Kokoonnuimme säännöllisesti siitä asti, kun lapio ensimmäistä kertaa upposi maahan. Turhalta työltä ja virheiltä vältyttiin, koska asioista keskusteltiin. Skanska veti projektin yhteen todella hienosti."